Formato de Aviso y Autorización Expresa para Manejo y Tratamiento de Datos Personales e Información Financiera

AVISO DE PRIVACIDAD

La COOPERATIVA DE LOS TRABAJADORES DEL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES (COOPTRAISS) NIT No. 860.014.397 – 1 Y SUS INSTITUCIONES AUXILIARES DE COOPERATIVISMO, quienes en adelante y conjuntamente se denominarán LAS ENTIDADES, dando estricto cumplimiento a: 1) La Ley 1581 de 2012, la cual tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. 2) El Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y 3) La Política Interna de Protección y Seguridad de Datos Personales; le informan que los datos personales por usted suministrados, serán previa autorización, incluidos en una base de datos propiedad de LAS ENTIDADES, cuyas finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley son las que a continuación se expresan:

1. Solicitar, consultar, compartir, informar, reportar, procesar, modificar, actualizar, aclarar, retirar o divulgar ante Operadores de Información y Riesgo, o ante cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos, todo lo referente a información financiera, comercial y crediticia (pasada, presente y futura), y aquella relacionada con los derechos y obligaciones originados en virtud de cualquier contrato u operación que se haya llegado o llegare a celebrar o realizar.
2. Consultar, solicitar o verificar información sobre datos de ubicación y contacto, bienes o derechos en entidades públicas o privadas, o que conozcan personas naturales o jurídicas, o se encuentren en buscadores públicos, redes sociales o publicaciones físicas o electrónicas, bien fuere en Colombia o en el exterior.
3. Contactar a los asociados, proveedores, aliados comerciales y trabajadores a través del envío de mensajes por cualquier medio.
4. Acceder, recolectar, procesar, actualizar, conservar, compartir, y eliminar información y documentación incluso aún, cuando no se haya perfeccionado o una relación contractual o después de finalizada la misma.
5. Compilar y remitir a las autoridades competentes, incluyendo las fiscales y los reguladores financieros, nacionales o extranjeros, la información relacionada con la titularidad de los productos y servicios contratados o que llegare a contratar, datos de contacto, movimientos y saldos, y toda aquella información que reposare en la entidad que sea solicitada por normas nacionales o extranjeras.
6. Compartir, transmitir, transferir y divulgar información y documentación con las siguientes personas: a) Instituciones Auxiliares de Cooperativismo propiedad de COOPTRAISS. b) Quienes ofrezcan o suministren bienes y servicios a LAS ENTIDADES para la adecuada prestación de los mismos; o a quienes en alianza con LAS ENTIDADES, ofrezcan productos o servicios que conlleven beneficios. c) Entidades con las cuales LAS ENTIDADES tengan celebrados contratos de uso de red. d) La(s) aseguradoras(s) con la(s) cual(es) LAS ENTIDADES tengan contratadas pólizas o con las cuales se decida a futuro contratar, así como los intermediarios de seguros o reaseguros. e) El comercializador o proveedor de los bienes o servicios financiados por LAS ENTIDADES. f) Terceros contratados por LAS ENTIDADES para cobranza judicial y extrajudicial, así como para la localización e investigación de bienes y derechos. g) A las entidades que realizan pagos, subsidios o beneficios. h) Terceros contratados por LAS ENTIDADES o personas que en virtud de cualquier relación contractual con dichos terceros, llevan a cabo avalúos. i) Entidades operadoras de sistemas de pago de bajo valor y demás entidades nacionales o internacionales que participan en dichos sistemas. j) Entidades de corresponsalía en el exterior y/o con Bancos Corresponsales en virtud de operaciones realizadas a través de o con estas entidades. k) Personas que estén interesadas en la adquisición de cartera de LAS ENTIDADES o que la adquieran a cualquier título. L) A las bolsas de valores, administradores de sistemas de negociación y registro, a los proveedores de precios, a los organismos de autorregulación, los depósitos de valores y demás proveedores de infraestructura del mercado de valores, para que recopilen, administren, intercambien información entre ellos y la pongan en circulación en el mercado de valores.
7. Contactar a los asociados, proveedores, aliados comerciales y trabajadores y efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera.
8. Establecer, mantener y terminar una relación contractual y actualizar la información.
9. Solicitar y suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole, por cualquier medio, inclusive y sin limitarse a ello, lo relativo al envío de mensajes al (los) número(s) celular(es) y al (los) correo(s) electrónico(s) registrado(s).
10. Suministrar información concerniente al seguro de depósitos del Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (FOGACOOP).
11. Consultar multas y/o sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales.
12. En el caso de quienes ostentan la calidad de trabajadores de LAS ENTIDADES para: a) Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad; b) Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de LAS ENTIDADES, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras; c) Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable; d) Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros; e) Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo; f) Coordinar el desarrollo profesional de los trabajadores, el acceso de los trabajadores a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización y g) Planificar actividades empresariales.
13. En el caso de quienes ostentan la calidad de proveedores y/o contratistas de LAS ENTIDADES para: a) Efectuar invitaciones a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por LAS ENTIDADES; b) Evaluar el cumplimiento de las obligaciones contraídas; c) Hacer el registro en los sistemas de LAS ENTIDADES y d) Procesar pagos y verificar saldos pendientes.
14. En general, realizar el tratamiento de datos según las políticas de protección de datos de LAS ENTIDADES.

Ahora bien, LAS ENTIDADES actuarán como responsables y encargadas del tratamiento de los datos personales de los cuales es usted titular y aquellas, conjunta o separadamente podrán solicitar, recolectar, consultar, usar, compartir, transferir, informar, reportar, procesar, modificar, realizar tratamiento, actualizar, aclarar, depurar, analizar, cruzar, retirar o divulgar los datos personales conforme a la POLÍTICA INTERNA DE PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DE DATOS PERSONALES disponible en la página web: WWW.COOPTRAISS.COM

En todo caso el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución, de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 y por ello, LAS ENTIDADES se obligan a manejar las bases de datos con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. LAS ENTIDADES garantizarán en virtud de lo anterior la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de los datos y se reservará el derecho de modificar la POLÍTICA INTERNA DE PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DE DATOS PERSONALES en cualquier momento. Cualquier modificación será informada y publicada oportunamente en la página web.

De igual forma, usted como Titular de los datos personales no está obligado a suministrar ni a autorizar el tratamiento de datos de menores de edad ni datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, por ejemplo la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos), siendo por ende facultativo y tendrá en virtud del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 los siguientes derechos:

1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012; c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento y g) Los demás derechos previstos en la POLÍTICA INTERNA DE PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DE DATOS PERSONALES.

Finalmente, se le informa que puede en cualquier momento y de manera gratuita a través de los canales dispuestos por LAS ENTIDADES ejercer los derechos que le asisten, observando el procedimiento descrito en la POLÍTICA INTERNA DE PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DE DATOS PERSONALES, la cual como ya se señaló se encuentra disponible en la página web: WWW.COOPTRAISS.COM y frente a cualquier inquietud o información adicional relacionada con el tratamiento de datos personales, puede contactar a LAS ENTIDADES de forma presencial o por escrito en la Calle 24 No. 26 – 70 Piso 5 Sección Jurídica en la ciudad de Bogotá D.C. o a través de la línea telefónica:(1) 5185066 Ext: 1413 – 1515 -1516 -1517 – 1519 o por mensaje al correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Autorizo de manera libre, previa, expresa, voluntaria e informada a la COOPERATIVA DE LOS TRABAJADORES DEL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES (COOPTRAISS) NIT No. 860.014.397 – 1 Y SUS INSTITUCIONES AUXILIARES DE COOPERATIVISMO, quienes en adelante y conjuntamente se denominarán LAS ENTIDADES, para realizar el tratamiento de los datos personales que ya se encuentran en las bases de datos propiedad de aquellas y los que en adelante se recolecten y almacenen con las finalidades legítimas propias de su objeto social y misional, previamente detalladas en el AVISO DE PRIVACIDAD y el cual hace parte integrante de la presente autorización y el cual declaro y consiento conocer y aceptar.

Todo lo anterior para que se realicen los tratamientos indicados con las finalidades señaladas a partir de la fecha de la autorización o pasados treinta (30) días hábiles sin que haya manifestado y solicitado la supresión de mis datos por cualquiera de los medios puestos a mi disposición en el caso de los datos que ya se encuentran en las bases de datos propiedad de LAS ENTIDADES, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y en especial el numeral 4 del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, y cualquier otra norma que la adicione y/o modifique.

En definitiva, manifiesto que todos los datos suministrados y que obran en la base de datos de LAS ENTIDADES son ciertos, que la información es veraz y verificable y autorizo su verificación ante cualquier persona, nacional o extranjera desde ahora y mientras subsista alguna relación con LAS ENTIDADES y me comprometo a actualizarla o confirmarla al menos una vez al año o cada vez que un producto o servicio lo amerite. Así mismo autorizo a LAS ENTIDADES a efectuar sus procedimientos de notificación y comunicación a la dirección de correspondencia y/o correo electrónico obrante en las bases de datos propiedad de aquellas y en caso de no autorizar alguno de estos medios a manifestarlo a través de cualquiera de los canales dispuestos para ello.